KI in der Kanzlei: Was erlaubt ist

Im Sommer 2025 las das Familiengericht Köln einen Schriftsatz, der sich auf Kommentarstellen und Fundstellen stützte, die es nicht gibt. Im Beschluss heißt es, die dort genannten Voraussetzungen seien „offenbar mittels künstlicher Intelligenz generiert und frei erfunden“. Solche Fälle machen Schlagzeilen, und sie verstellen den Blick auf die eigentliche Frage, die sich in vielen kleinen Kanzleien gerade stellt: Was dürfen wir mit KI überhaupt tun, und was nicht? Die gute Nachricht: Verboten ist KI in der Kanzlei nicht. Die Regeln sind nur strenger als in den meisten anderen Branchen, und sie stehen nicht im AI Act, sondern vor allem im Berufsrecht.

Das Wichtigste in Kürze

• KI ist in der Kanzlei erlaubt. Die Bundesrechtsanwaltskammer betont aber, dass KI nur unterstützt und jedes Ergebnis eigenverantwortlich geprüft wird.
• Mandatsgeheimnisse dürfen nur unter den Voraussetzungen des § 43e BRAO an einen KI-Anbieter gehen: nur soweit erforderlich, nach sorgfältiger Auswahl und mit einem Vertrag in Textform, der den Anbieter zur Verschwiegenheit verpflichtet und über die strafrechtlichen Folgen belehrt.
• Ein Auftragsverarbeitungsvertrag reicht dafür nicht. Die Standardverträge von OpenAI und Anthropic enthalten keine auf das Berufsgeheimnis zugeschnittene Verpflichtung; Microsoft bietet sie nur als Zusatzvereinbarung an.
• Der sicherste Weg ist echte Anonymisierung. Namen zu entfernen genügt laut BRAK regelmäßig nicht, wenn sich Mandatsinformationen aus dem Kontext ergeben können.
• Der AI Act verlangt wenig von Kanzleien: Maßnahmen zur KI-Kompetenz (ohne Bußgeld) und Transparenz, etwa bei einem Chatbot auf der Website. Hochrisiko ist Kanzlei-KI in aller Regel nicht.
• Die Verantwortung bleibt bei dir. Gerichte haben Anwältinnen und Anwälte für erfundene KI-Zitate bereits ermahnt.

Darf eine Kanzlei überhaupt KI nutzen?

Ja. Weder die BRAO noch die Berufsordnung verbieten den Einsatz von KI. Die Bundesrechtsanwaltskammer hat Anfang 2025 Hinweise zum KI-Einsatz veröffentlicht (Stand Dezember 2024), die seitdem nicht aktualisiert wurden. Ihre Grundlinie: KI darf die anwaltliche Arbeit unterstützen, aber nicht ersetzen, und in jedem Fall ist eine eigenverantwortliche Überprüfung und Endkontrolle der Ergebnisse erforderlich. Eine Pflicht, KI einzusetzen, sieht die BRAK im Grundsatz nicht.

Unproblematisch ist alles, was ohne Mandatsbezug auskommt: Recherche zu abstrakten Rechtsfragen, Entwürfe für Kanzleitexte, Gliederungen, Formulierungshilfen, Zusammenfassungen öffentlicher Urteile. Heikel wird es, sobald Informationen aus einem Mandat ins Spiel kommen. Und dafür reicht weniger, als viele denken.

Die Verschwiegenheit: weiter, als man denkt

Die anwaltliche Verschwiegenheit bezieht sich auf alles, was dir in Ausübung des Berufs bekannt geworden ist (§ 43a Abs. 2 BRAO). Dazu gehören nicht nur Akteninhalte, sondern auch der Name der Mandantin und schon die Tatsache, dass überhaupt ein Mandat besteht. Wer ein fremdes Geheimnis, das ihm als Anwältin oder Anwalt anvertraut oder sonst bekannt geworden ist, unbefugt offenbart, kann sich nach § 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB strafbar machen.

Seit 2017 gibt es dafür einen geregelten Ausweg: Berufsgeheimnisträger dürfen Geheimnisse an „sonstige mitwirkende Personen“ weitergeben, also an Dienstleister, soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist (§ 203 Abs. 3 Satz 2 StGB). Wer dabei nicht dafür sorgt, dass der Dienstleister zur Geheimhaltung verpflichtet wurde, kann sich selbst strafbar machen, wenn dieser ein Geheimnis unbefugt offenbart (§ 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 StGB). Die berufsrechtliche Seite dieser Regel ist § 43e BRAO, und genau hier entscheidet sich, ob und wie eine Kanzlei ein KI-Tool mit Mandatsdaten nutzen darf.

§ 43e BRAO: der Prüfpfad für KI-Anbieter

§ 43e BRAO regelt die Inanspruchnahme von Dienstleistungen. Die Gesetzesbegründung nennt ausdrücklich IT-Dienstleister und die Nutzung externer Anwendungen und Systeme, und die BRAK zählt Anbieter von KI-Lösungen dazu. Wer ein KI-Tool mit Mandatsinformationen nutzen will, geht die Vorschrift am besten Absatz für Absatz durch:

1. Ist der Zugang zu Mandatsgeheimnissen erforderlich? (Abs. 1) Die Begründung verlangt strenge Maßstäbe. Die BRAK hielt die Übermittlung von Mandatsgeheimnissen an Sprachmodelle wie ChatGPT nach dem Stand der Technik vom Dezember 2024 für nicht erforderlich, jedenfalls bei den frei zugänglichen Versionen. Oft lässt sich die Aufgabe also auch ohne Geheimnisse lösen.
2. Hast du den Anbieter sorgfältig ausgewählt? (Abs. 2) Du musst dich von seiner fachlichen Eignung und Zuverlässigkeit überzeugen. Sind die Vorgaben nicht mehr gewährleistet, musst du die Zusammenarbeit unverzüglich beenden.
3. Gibt es einen Vertrag in Textform mit den Pflichtinhalten? (Abs. 3) Der Anbieter muss unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen zur Verschwiegenheit verpflichtet werden, darf sich nur so weit Kenntnis verschaffen, wie es nötig ist, und der Vertrag muss regeln, ob und wie Unterauftragnehmer eingebunden werden.
4. Wird die Leistung im Ausland erbracht? (Abs. 4) Dann nur, wenn der Geheimnisschutz dort dem inländischen vergleichbar ist. Für andere EU-Staaten geht die Gesetzesbegründung in der Regel davon aus. Bei Anbietern aus den USA ist laut BRAK nicht abschließend geklärt, ob man dafür auf das Datenschutzniveau abstellen kann; sie rät deshalb, Anbieter mit Servern in Deutschland oder Europa zu bevorzugen.
5. Dient die Nutzung unmittelbar einem einzelnen Mandat? (Abs. 5) Dann braucht es zusätzlich die Einwilligung der Mandantschaft. Die Begründung nennt als Beispiele Sachverständige, Detektivinnen und Detektive sowie Übersetzerinnen und Übersetzer. Ob ein KI-Tool, das du in einem konkreten Mandat etwa zum Übersetzen oder Auswerten eines Dokuments nutzt, darunter fällt, ist nicht geklärt.

Und daneben gilt immer das Datenschutzrecht (§ 43e Abs. 8 BRAO). Gehen personenbezogene Daten an den Anbieter, brauchst du also beides: die berufsrechtliche Verschwiegenheitsvereinbarung und einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach der DSGVO.

Reicht der Auftragsverarbeitungsvertrag?

Nein. Zur Verschwiegenheit verlangt der Auftragsverarbeitungsvertrag nur, dass die Personen, die beim Anbieter mit den Daten arbeiten, zur Vertraulichkeit verpflichtet sind oder einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen (Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO). Eine Belehrung über die strafrechtlichen Folgen, wie sie § 43e Abs. 3 BRAO verlangt, ist das nicht. Ein Blick in die Verträge der großen Anbieter, Stand Oktober 2026:

Für die Praxis heißt das: Mit den Standardtarifen von OpenAI und Anthropic bleibt für Mandatsgeheimnisse vor allem die Anonymisierung. Wie die Tools im Einzelnen mit Daten umgehen, steht in unseren Tool-Checks zu ChatGPT, Claude und Copilot.

Anonymisieren: der sicherste Weg, richtig gemacht

Lässt der Prompt keinen Rückschluss auf ein Mandat zu, wird kein Mandatsgeheimnis offenbart, und § 43e BRAO spielt keine Rolle. Deshalb empfiehlt die BRAK, wenn möglich nur abstrakte Prompts ohne Rückschluss auf ein Mandat zu verwenden und Dokumente vorher vollständig zu anonymisieren. Der Haken liegt im Wort „vollständig“:

• Namen entfernen reicht nicht. Laut BRAK genügt es regelmäßig nicht, Namen und Anschriften zu löschen, wenn sich Mandatsinformationen aus dem Kontext ergeben können.
• Kontext verrät viel. Ein seltener Sachverhalt, eine bekannte Firma, ein Ort und ein Datum können zusammen genügen, um auf ein Mandat zu schließen.
• Abstrahieren statt schwärzen. Statt den Schriftsatz hochzuladen, die Rechtsfrage abstrakt formulieren: „Wie ist die Rechtslage, wenn ein Vermieter …“ statt der Akte mit geschwärzten Namen.
• Pseudonymisieren ist nicht anonymisieren. Ersetzt du Namen durch Platzhalter und hältst die Zuordnung in der Kanzlei, bleiben die Daten für dich personenbezogen.

Mandantschaft informieren oder einwilligen lassen?

Eine allgemeine berufsrechtliche Pflicht, Mandantinnen und Mandanten über den KI-Einsatz zu informieren, sieht die BRAK nicht (Stand ihrer Hinweise: Dezember 2024). Sie hält einen transparenten Umgang und im Zweifel eine vertragliche Regelung aber für empfehlenswert. Der Rat der Europäischen Anwaltschaften (CCBE) wird in seinem Leitfaden vom Oktober 2025 konkreter: Ist anzunehmen, dass eine informierte Mandantschaft Einwände oder Vorbehalte gegen den KI-Einsatz hätte, sollst du ihr gegenüber transparent sein.

Drei Dinge gelten unabhängig davon:

• Einwilligung bei Einzelmandat: Fällt die KI-Nutzung unter § 43e Abs. 5 BRAO, brauchst du die Einwilligung ohnehin.
• Datenschutzhinweise: Gehen personenbezogene Daten an einen KI-Anbieter, gehört er als Empfänger oder Empfängerkategorie in die Datenschutzinformation der Kanzlei, bei Übermittlung in die USA mit Hinweis auf die Drittlandübermittlung (Art. 13 Abs. 1 lit. e und f DSGVO).
• Vertrauen: Gerade bei sensiblen Mandaten ist eine kurze Klausel in der Mandatsvereinbarung die einfachste Art, Missverständnisse zu vermeiden.

Halluzinationen: Die Verantwortung bleibt bei dir

Sprachmodelle erfinden gelegentlich Urteile, Aktenzeichen und Kommentarstellen, und deutsche Gerichte haben das bereits beanstandet. Das Amtsgericht Köln stellte im Juli 2025 fest, dass Fundstellen in einem Schriftsatz frei erfunden waren, und wies darauf hin, dass die bewusste Verbreitung von Unwahrheiten gegen das Sachlichkeitsgebot des § 43a Abs. 3 BRAO verstößt (Beschluss vom 2. Juli 2025, 312 F 130/25). Das Kammergericht ermahnte im November 2025 eine Anwältin, die unter anderem eine nicht existierende BGH-Entscheidung zitiert hatte, und leitete die Prüfpflicht aus dem Mandat und der Stellung als Organ der Rechtspflege ab (Beschluss vom 20. November 2025, 17 WF 144/25).

Haftungsrechtlich ändert KI nichts am Grundsatz: Du haftest gegenüber der Mandantschaft für schuldhafte Pflichtverletzungen, ob mit oder ohne Hilfsmittel. Die Berufshaftpflichtversicherung deckt Vermögensschäden, darf aber Schäden aus wissentlicher Pflichtverletzung ausschließen (§ 51 Abs. 3 Nr. 1 BRAO). Ob Versicherer die ungeprüfte Übernahme von KI-Ergebnissen so werten, ist offen. Die einfache Regel dagegen: Jede Fundstelle, die eine KI liefert, wird im Original geprüft, bevor sie in einen Schriftsatz geht.

Was der AI Act von Kanzleien verlangt

Im Vergleich zum Berufsrecht verlangt der AI Act von Kanzleien wenig. Eine Kanzlei, die KI-Tools beruflich nutzt, ist Betreiberin im Sinne der Verordnung.

• KI-Kompetenz (Art. 4): Seit dem Digital Omnibus musst du Maßnahmen ergreifen, die die KI-Kompetenz deines Teams fördern; ein bestimmtes Niveau musst du nicht garantieren. Ein Bußgeld ist dafür nicht vorgesehen. Viele Ratgeber zitieren noch die alte, strengere Fassung. Wie eine schlanke Schulung aussieht, steht im Artikel zur KI-Schulung für Mitarbeitende.
• Transparenz (Art. 50): Ein Chatbot auf der Kanzlei-Website muss sich spätestens zu Beginn des Gesprächs als KI zu erkennen geben. Formal trifft die Pflicht den Anbieter des Chatbots; lässt die Kanzlei ihn selbst entwickeln, ist sie das selbst. Sorge in jedem Fall dafür, dass der Hinweis erscheint. Veröffentlichst du KI-Texte, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren, musst du sie nicht kennzeichnen, wenn ein Mensch sie geprüft hat und jemand die redaktionelle Verantwortung trägt. Ob ein Fachartikel im Kanzleiblog überhaupt darunter fällt, ist offen; mit Prüfung und Verantwortung bist du in beiden Fällen auf der sicheren Seite. Details im Artikel zur KI-Kennzeichnungspflicht.
• Hochrisiko: Die Hochrisiko-Kategorie für die Rechtspflege (Anhang III Nr. 8 lit. a) betrifft KI, die von oder im Namen von Justizbehörden oder in der alternativen Streitbeilegung genutzt wird, nicht die anwaltliche Arbeit; so sieht es auch die BRAK. Eine Ausnahme kann KI im Recruiting sein, etwa zum Sichten von Bewerbungen. Diese Pflichten gelten erst ab dem 2. Dezember 2027.

In sechs Schritten zur KI-Nutzung in der Kanzlei

1. Bestandsaufnahme: Welche KI-Tools werden in der Kanzlei schon genutzt, auch privat auf dem Handy? Schatten-KI ist in Kanzleien besonders riskant.
2. Einsatzzwecke trennen: Was geht ohne Mandatsbezug, was nur anonymisiert, und wofür ist überhaupt ein Zugang zu Mandatsgeheimnissen nötig?
3. Tools auswählen: Für Mandatsbezug nur Business-Tarife mit Auftragsverarbeitungsvertrag, ohne Training mit euren Daten und möglichst mit Datenverarbeitung in der EU.
4. § 43e-Vereinbarung klären: Bietet der Anbieter eine Verschwiegenheitsvereinbarung mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen? Wenn nicht: nur anonymisiert arbeiten.
5. Regeln aufschreiben: Eine KI-Richtlinie für die Kanzlei, die festhält, welche Daten in welches Tool dürfen und dass jedes Ergebnis geprüft wird. Die Verschwiegenheitsverpflichtung der Mitarbeitenden nach § 43a Abs. 2 BRAO ist ein guter Anknüpfungspunkt.
6. Team schulen und Mandatsvereinbarung anpassen: kurze Schulung mit Beispielen aus der Kanzleipraxis, dazu eine Klausel zur KI-Nutzung in der Mandatsvereinbarung.

Die häufigsten Fehler

• Den Privat-Account für Mandatsarbeit nutzen. Ohne Auftragsverarbeitungsvertrag und mit möglicher Nutzung für Training ist das für Mandatsdaten tabu.
• Den AVV für ausreichend halten. Er erfüllt die Datenschutzpflicht, nicht die berufsrechtliche Verschwiegenheitsvereinbarung.
• Nur Namen schwärzen. Wenn der Sachverhalt das Mandat verrät, ist nichts anonymisiert.
• Fundstellen ungeprüft übernehmen. Erfundene Zitate fallen auf, und die Gerichte haben bereits reagiert.
• Das Team nicht einbinden. Wenn Mitarbeitende eigene Tools nutzen, nützt die beste Regel für die Partner nichts.
• Den Kanzlei-Chatbot vergessen. Seit dem 2. August 2026 muss er sich als KI zu erkennen geben.

Wie Klaus Kanzleien bei der KI-Nutzung hilft

Die meisten KI-Leitfäden sind für Unternehmen ohne Berufsgeheimnis geschrieben. Klaus fragt deshalb im kostenlosen Onboarding-Chat ausdrücklich, ob deine Kanzlei einem Berufsgeheimnis unterliegt, und berücksichtigt die Antwort bei der Einstufung eurer Tools und in eurer KI-Richtlinie. Klaus erfasst eure KI-Tools mit Zweck und Datenkategorien und stuft jedes Tool ein: erlaubt, mit Auflagen oder verboten. Daraus entsteht eure KI-Richtlinie als PDF, in der für alle nachlesbar steht, welche Informationen in welches Tool dürfen.

Das Schulungsmodul führt durch eine kurze Schulung mit Verständnisfragen (im Free-Plan für eine Person, für das ganze Team ab dem Basic-Plan) und hält die Teilnahme im Nachweisregister fest. Und wer ein Tool genauer prüfen will, etwa einen Chatbot für die Mandatsaufnahme, bekommt ab dem Basic-Plan ein Prüfprojekt mit priorisierten Aufgaben und einem Compliance-Bericht als PDF. Die Rechtstexte dahinter sind von Juristinnen und Juristen vorformuliert, nicht frei von einer KI erzeugt.

Fazit

KI in der Kanzlei ist erlaubt, aber nicht beliebig. Ohne Mandatsbezug kannst du KI-Tools nutzen wie andere Unternehmen auch. Sobald Mandatsgeheimnisse ins Spiel kommen, entscheidet § 43e BRAO: Erforderlichkeit, sorgfältige Auswahl, ein Vertrag mit Verschwiegenheitsverpflichtung und im Ausland ein vergleichbarer Schutz. Die Standardverträge der großen Anbieter erfüllen das nicht von selbst, deshalb ist echte Anonymisierung für viele Kanzleien der praktikabelste Weg. Wer dazu klare Regeln aufschreibt, das Team schult und jede KI-Antwort prüft, nutzt KI in der Kanzlei sicher, und der AI Act ist dann mit wenig Zusatzaufwand erledigt.