Copilot im Unternehmen: Datenschutz-Check

Copilot ist der KI-Assistent, den viele Teams nie bewusst eingeführt haben. Er steckt in Windows, im Edge-Browser, in Outlook und in Teams, und in vielen Microsoft-365-Tarifen ist der Chat ohne Aufpreis dabei. Seit dem Sommer 2026 wird es zusätzlich unübersichtlich: Microsoft hat seine Business-Produkte umbenannt, und sie heißen jetzt fast genauso wie der private Copilot.

Für den Datenschutz ist der Unterschied trotzdem groß. Ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag gilt, ob Microsoft mit deinen Eingaben trainiert und wo die Daten verarbeitet werden, hängt am Konto und an einer Handvoll Einstellungen. Hier ist der Überblick, Stand Oktober 2026.

Das Wichtigste in Kürze

• Entscheidend ist das Konto: Mit einem Arbeitskonto aus Microsoft 365 nutzt dein Team Copilot mit Auftragsverarbeitungsvertrag und ohne Training. Mit einem privaten Microsoft-Konto ist es der Consumer-Copilot, ohne Auftragsverarbeitungsvertrag.
• Neue Namen: Aus Microsoft 365 Copilot wurde Microsoft Copilot, aus Microsoft 365 Copilot Chat wurde Microsoft Copilot Chat.
• Drei Ausnahmen von der EU-Datengrenze: die Websuche über Bing, Modelle von Anthropic in Word, Excel und PowerPoint sowie die Verarbeitung außerhalb Europas bei Lastspitzen. In neu angelegten Microsoft-365-Umgebungen sind die beiden letzten voreingestellt, die Websuche ist überall an, solange niemand sie abschaltet.
• Das größte Praxisrisiko sind Berechtigungen: Der lizenzierte Copilot findet alles, was eine Person sehen darf, auch falsch freigegebene Ordner.
• Keine Freigabe durch Behörden: Die hessische Datenschutzaufsicht hält Microsoft 365 unter Bedingungen für nutzbar. Copilot selbst hat bisher keine deutsche Aufsichtsbehörde bewertet.
• Deine Pflichten: Vertrag dokumentieren, Verarbeitungsverzeichnis ergänzen, Team schulen, Regeln festlegen. Bei Zugriff auf Firmendaten außerdem Datenschutz-Folgenabschätzung und Betriebsrat prüfen.

Welcher Copilot ist welcher?

Microsoft verwendet den Namen Copilot für drei Produkte mit sehr unterschiedlichen Bedingungen. Seit August 2026 heißt das Business-Produkt Microsoft Copilot, genau wie die private Variante. Unterscheiden kannst du sie nur noch am Login: Wer sich mit dem Arbeitskonto anmeldet, bekommt den sogenannten Enterprise-Datenschutz. Wer ein privates Microsoft-Konto nutzt, landet beim Consumer-Copilot, auch auf dem Firmenlaptop.

Copilot Chat gehört zu vielen Business-Tarifen von Microsoft 365 ohne Aufpreis. Er sieht nur, was du ihm gibst: eingefügten Text, hochgeladene Dateien und die gerade geöffnete Datei. In Outlook kommt er zusätzlich an Mails, Kalender, Besprechungen, Chats und Teile von OneDrive und SharePoint.

Der lizenzierte Microsoft Copilot greift über die Microsoft-365-Schnittstellen auf alles zu, wofür die angemeldete Person mindestens Leserechte hat. Für kleine Unternehmen gibt es ihn als Zusatz „Microsoft 365 Copilot Business“ für bis zu 300 Personen, zum Listenpreis von 18,20 € pro Person und Monat, bis Ende 2026 im Angebot für 15,60 €, jeweils bei jährlicher Abrechnung und zuzüglich Umsatzsteuer.

Copilot Pro, das private Abo mit Copilot in Word und Excel, verkauft Microsoft nicht mehr; der Support endete am 1. August 2026. Wer damit beruflich gearbeitet hat, sollte auf einen Business-Zugang wechseln.

Wo deine Daten verarbeitet werden

Für Kundschaft in der EU zählt Microsoft Copilot und Copilot Chat zur sogenannten EU Data Boundary: Daten sollen innerhalb der EU und der EFTA gespeichert und verarbeitet werden. Davon gibt es drei Ausnahmen, die du kennen solltest.

• Websuche über Bing: Braucht Copilot aktuelle Informationen, schickt er eine Suchanfrage an Bing. Sie besteht laut Microsoft aus wenigen Wörtern, die aus deinem Prompt abgeleitet sind, ohne Namen der Person oder des Unternehmens. Für diese Suchanfragen gelten weder der Auftragsverarbeitungsvertrag noch die EU-Datengrenze; Microsoft ist dafür selbst Verantwortlicher. Solange niemand die Websuche abschaltet, ist sie an.
• Modelle von Anthropic: In Word, Excel und PowerPoint kann Copilot Claude-Modelle von Anthropic nutzen. Anthropic arbeitet dann als Unterauftragsverarbeiter unter Microsofts Vertrag, die Verarbeitung läuft aber außerhalb der EU-Datengrenze. In EU-Umgebungen, die nach dem 25. März 2026 angelegt wurden, ist das voreingestellt.
• Flex Routing: Bei Lastspitzen kann die Verarbeitung in den USA, Kanada oder Australien stattfinden. Auch das ist bei Umgebungen, die nach dem 25. März 2026 angelegt wurden, voreingestellt. Ältere Umgebungen sollen ihre Einstellung laut Microsoft selbst prüfen.

Seit dem 24. Juli 2026 setzt Copilot außerdem Modelle ein, die OpenAI als Unterauftragsverarbeiter betreibt. Sie bleiben innerhalb der EU-Datengrenze. Eine Verarbeitung speziell in Deutschland, die Microsoft im November 2025 angekündigt hatte, ist inzwischen vom Tisch: Für EU-Länder soll die Verarbeitung auf europäischer Ebene erfolgen.

Diese Einstellungen solltest du prüfen

Die meisten Punkte erledigt die Person, die euer Microsoft 365 verwaltet, im Microsoft 365 Admin Center:

• Private Konten aussperren: Bitte dein Team, sich nur mit dem Arbeitskonto anzumelden. Technisch lassen sich private Microsoft-Konten auf Firmengeräten über die Mandanteneinschränkungen (Tenant Restrictions v2) sperren.
• Websuche: Die Richtlinie „Allow web search in Copilot“ schaltet die Websuche für alle oder für Gruppen ab. Wer mit sensiblen Daten arbeitet, sollte sie deaktivieren oder zumindest für diese Gruppen sperren.
• Flex Routing: In den Copilot-Einstellungen den Punkt „Flex routing during peak load periods“ auf „Do not allow“ stellen. Dann bleibt die Verarbeitung auch bei Lastspitzen in der EU.
• Anthropic-Modelle: Die Schalter „Copilot in Microsoft 365 apps with Anthropic models“ und „AI providers operating as Microsoft subprocessors“ prüfen und bewusst entscheiden.
• Agenten: Nur die Agenten freigeben, die ihr wirklich braucht. Für Agenten von Drittanbietern gelten deren eigene Datenschutzbedingungen.
• Teams-Besprechungen: Standardmäßig setzt Copilot in Besprechungen ein gespeichertes Transkript voraus. Die Alternative „Only during the meeting“ arbeitet ohne gespeichertes Transkript. Informiere die Teilnehmenden in jedem Fall.
• Berechtigungen aufräumen: Bevor du Copilot-Lizenzen verteilst, prüfe Freigaben in SharePoint, OneDrive und Teams. Ordner, die versehentlich für alle im Unternehmen freigegeben sind, findet Copilot sofort, etwa Gehaltslisten oder Personalakten.

Was darf in den Prompt?

Mit Arbeitskonto und Auftragsverarbeitungsvertrag dürfen auch personenbezogene Daten in Copilot, soweit es für den Zweck nötig ist und die Nutzung im Verarbeitungsverzeichnis dokumentiert ist. In den privaten Copilot gehören weder Kundendaten noch Geschäftsgeheimnisse. Eine Besonderheit bei Copilot ist die Websuche: Ist sie an, können Stichworte aus deinem Prompt an Bing gehen, außerhalb des Vertrags. Für heikle Inhalte gilt deshalb: Websuche aus oder auf die Arbeitsdaten beschränken.

Sonderfall Berufsgeheimnisse

Für Kanzleien, Steuerberatungen, Arztpraxen und andere Berufsgeheimnisträger gilt zusätzlich § 203 StGB. Wer Dienstleister an Mandats- oder Patientendaten lässt, muss sie zur Geheimhaltung verpflichten; ein Auftragsverarbeitungsvertrag allein reicht dafür nicht. Microsoft bietet für Deutschland eine eigene Vereinbarung für Berufsgeheimnisträger an, das „Professional Secrecy Amendment“, erhältlich über Microsoft-Partner. Sie gilt für die Online-Dienste, Copilot wird darin nicht ausdrücklich genannt. Die Bing-Websuche liegt ohnehin außerhalb des Vertrags. Für Berufsgeheimnisträger heißt das: Vereinbarung abschließen, Websuche abschalten und Mandats- oder Patientendaten nur nach eigener Prüfung in Copilot geben, am sichersten anonymisiert.

Gelöscht heißt nicht immer gelöscht

Prompts und Antworten aus Copilot Chat und dem lizenzierten Copilot speichert Microsoft im Postfach der Person, damit sie für Prüfungen und rechtliche Anfragen auffindbar sind. Schließt jemand das Chatfenster, bleiben die Nachrichten in den meisten Fällen erhalten. Nutzende können ihren Verlauf über ihr Microsoft-Konto löschen, und Admins können Aufbewahrungsrichtlinien festlegen. Selbst eine Löschung nach einem Tag kann laut Microsoft bis zu 16 Tage dauern, bis die Daten endgültig verschwunden sind. Lege deshalb fest, wie lange Copilot-Verläufe aufbewahrt werden, und nimm das in dein Löschkonzept auf.

Was sagen die Datenschutzbehörden?

• Datenschutzkonferenz (2022): Die deutschen Aufsichtsbehörden stellten fest, dass Unternehmen auf Grundlage des damaligen Microsoft-Vertrags nicht nachweisen können, Microsoft 365 datenschutzkonform zu betreiben. Ein neuer Beschluss zu Microsoft 365 oder Copilot ist seitdem nicht erschienen.
• Hessen (November 2025): Der Hessische Beauftragte für Datenschutz hält Microsoft 365 nach Verhandlungen mit Microsoft für datenschutzkonform nutzbar. Geprüft hat er den Vertrag, ausdrücklich ohne technische Untersuchung einzelner Dienste. Copilot war nicht Gegenstand der Prüfung.
• Bundesbeauftragte (Mai 2026): Im Tätigkeitsbericht heißt es, auf Grundlage des aktuellen Vertrags lasse sich die Prüfung „auch weiterhin nicht abschließend durchführen“.
• Hamburg (März 2026): Für die Hamburger Verwaltung hält die Aufsicht den Einsatz von Microsoft 365 bei nichtsensiblen Daten für vertretbar.

Unterm Strich: Microsoft 365 ist kein rechtsfreier Raum mehr, aber auch nicht pauschal freigegeben. Für Copilot gibt es keine Behördenbewertung. Ob dein Einsatz datenschutzkonform ist, musst du selbst begründen und dokumentieren können.

Welche Pflichten treffen dich?

• Vertrag dokumentieren: Der Auftragsverarbeitungsvertrag (Microsoft DPA) ist bei Business-Tarifen automatisch Vertragsbestandteil. Lege die aktuelle Fassung zu deinen Unterlagen.
• Verarbeitungsverzeichnis ergänzen: Copilot ist eine eigene Verarbeitungstätigkeit, mit Zweck, Datenkategorien und den eingesetzten Unterauftragsverarbeitern.
• Datenschutz-Folgenabschätzung prüfen: Greift der lizenzierte Copilot auf Mails, Chats und Dokumente des ganzen Unternehmens zu, sind Beschäftigtendaten in großem Umfang betroffen. Dann ist eine Folgenabschätzung naheliegend.
• Betriebsrat einbinden: Copilot protokolliert, wer was gefragt hat. Damit ist er geeignet, Verhalten oder Leistung zu überwachen, und in der Regel mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
• Team schulen: Art. 4 EU AI Act verlangt seit der Änderung vom 27. Juli 2026, Maßnahmen zu ergreifen, um die KI-Kompetenz deines Teams zu unterstützen. Ein bestimmtes Niveau musst du nicht garantieren, die Schulung aber nachweisen können.
• Kennzeichnen nur in Sonderfällen: Normale Arbeit mit Copilot musst du nicht kennzeichnen. Anders ist es bei realistischen KI-Bildern und bei Texten zu Themen von öffentlichem Interesse ohne redaktionelle Prüfung. Baust du mit Copilot Studio einen eigenen Chatbot für Kundschaft, giltst du womöglich selbst als Anbieter. Details stehen in unserem Artikel zur KI-Kennzeichnungspflicht.
• Regeln aufstellen: Eine KI-Richtlinie legt fest, mit welchem Konto, für welche Zwecke und mit welchen Daten dein Team Copilot nutzen darf.

Aktuelles zum Stand Oktober 2026

Im Sommer 2026 hat sich bei Copilot viel bewegt. Microsoft hat die Produkte umbenannt und eine neue Adresse für die Business-App eingeführt (copilot.cloud.microsoft). Seit dem 24. Juli 2026 sind OpenAI-Modelle als Unterauftragsverarbeiter standardmäßig eingeschaltet. In neu angelegten EU-Umgebungen laufen außerdem Anthropic-Modelle und Flex Routing ab Werk, beides außerhalb der EU-Datengrenze. Wer Microsoft 365 schon länger nutzt, sollte die Einstellungen deshalb jetzt einmal durchgehen, statt sich auf den Stand von 2025 zu verlassen.

So setzt du Copilot mit Klaus sauber auf

Copilot ist selten das einzige KI-Tool im Team, und genau deshalb lohnt der Blick aufs Ganze. Im kostenlosen Onboarding-Chat nimmt Klaus Copilot als Steckbrief in dein KI-Inventar auf, mit Zweck, Nutzungsart und Datenkategorien, und stuft ihn ein: erlaubt, mit Auflagen oder verboten. Die Auflagen aus diesem Artikel, etwa Arbeitskonto statt Privatkonto oder keine Mandatsdaten bei aktiver Websuche, landen in deiner KI-Richtlinie als PDF.

Im Prüfprojekt arbeitest du die technischen und organisatorischen Punkte als priorisierte Aufgaben ab, und in der Schulung lernt dein Team die Regeln am Beispiel eurer eigenen Tools, Copilot inklusive.

Fazit

Copilot lässt sich im Unternehmen sauber einsetzen, wenn drei Dinge stimmen: das Arbeitskonto statt des privaten Kontos, bewusst gesetzte Schalter für Websuche, Anthropic-Modelle und Flex Routing, und aufgeräumte Berechtigungen, bevor der lizenzierte Copilot auf eure Daten losgelassen wird. Eine Behördenfreigabe für Copilot gibt es nicht. Mit dokumentierten Einstellungen, Verarbeitungsverzeichnis und klaren Regeln für das Team hast du aber gute Argumente, wenn jemand nachfragt.